Dünya genelinde internetin kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte dijital dünya hızla gelişiminin ardından bu alanda çok çeşitli kavramlar karşımıza çıkarıyor. Normal hayatta sahip olduğumuz varlıklarımız ev, araba, elektronik cihaz, mobilya, kitap, kıyafet gibi eşyaları ifade ederken dijital varlık da ise metin tabanlı bir dijital dosya, ses dosyası, resim, video, etkileşimli medya veya multimedya ve daha birçok elle dokunamadığımız dijital varlıklardır. Bu unsurların tamamı kullanıcıların dijital alanda sahip olduğu varlıkları yansıtır. Bu dijital varlıkların yönetilmesi ve korunması çok önemlidir. Aksi takdirde bu varlıklar değerini kaybedebilir ya da zarar görebilir.
Birçok kurumsal şirketlerin sahip olduğu doküman, belge, dosya, görsel, video gibi verilerin doğru şekilde muhafaza edilmesi dijital varlıkların değerine değer katar. Bu noktada profesyonel destek alınması ve gerekli programların kullanılarak yönetim sürecinin en iyi şekilde gerçekleştirilmesi önemlidir. Aksi takdirde pek çok sorunlar karşı karşıya kalınması kaçınılmaz hale gelir.
Kurumsal firmalarda dijital varlık yönetimi için görevlendirilen uzman ya da ajanslar ile yönetim sürecinde sıkıntı yaşanmaz ve dijital varlıkların değeri korunur. Bu varlıklardaki kayıplar tüm iş süreçleri için geri dönülemez sonuçları kolayca doğurabilir.
Dijital varlığın önemini daha iyi anlamak için dünya üzerindeki en değerli 6 markanın kaçının gelir kaleminin dijital varlıklar olduğuna bakmamız çok şey anlatacaklar.
• Apple
• Amazon
• Microsoft
• Samsung
Yukarıda ismi verilen markaların dijital varlığın önemini oldukça anlaşılmaktadır. Adı geçen 6 şirketten neredeyse hepsi gelir kalemlerinin en büyük paylarını dijital varlıklar sayesinde elde etmektedir.
Şimdi geçmişten şirketiniz veya şahsınızla ilgili bir video düşünelim? Önemli bir açılış için yıllar önce kaydettiğiniz videoyu göstermek istiyorsunuz ama nereye hangi klasör ya da cd ye kayıt ettiğinizi bilmiyorsunuz. Adı neydi nerede karşınıza çıkmıştı? Bu tür bilgileri unutması kolaydır. Ya da şirketinizin tüm marka bilinci oluşturma kampanyasının bu videoya dayandığını düşünün. O videoyu bulamazsanız kampanya çöpe gidecek. Çok fazla şirket, en önemli metin dosyalarına, resimlere, videolara, ses dosyalarına, zengin medya varlıklarına ve daha fazlasına (dijital varlıklarına) sahiptir ve ihtiyaç duydukları anda aradıklarını bulamazlar.
Ama siz bunu DAM (Digital Asset Management) ile saklama yoluna gitmiş olsaydınız bu durumdan kurtulacaktınız. Tek seferlik felaketler olmasa bile, varlıklarınızı merkezileştirmemek size çok pahalıya mal olabilir. Bir şirket ne kadar büyürse, sisteme o kadar çok içerik girer. Ancak bu kaosu ortadan kaldırmak için dijital varlık yönetimi (DAM- Digital Asset Management-Dijital Varlık Yönetimi ) bulut ve kapalı devre olarak veri saklama yolları ile koruyabilirsiniz.
Dijital varlık yönetim sistemi sadece bir kütüphane değildir. Aynı zamanda bir kasadır.
Biz kurum içerisindeki dosyalarımızı kategorileştirme için şu sıralamayı kullanırız Yıl/Sektör/Görsel Türü olarak arşivleriz böylelikle hangi yılda hangi dijital veriye ihtiyacımız var ise ona ulaşmak daha kolay olur. Bu verilerin merkezde toplanmasının artısı görsellerin hangi birimden olduğunun bilinmesi ve acil durumunda ulaşılmasının kolaylaşmasıdır.
Pazarlama ve müşterilerinizle ilgilenen tüm ekibinizin de dijital varlıklara ihtiyacı vardır. Bunlar tanıtım filmleri, fotoğraflar, logolar, antetli kağıtlarınız ve sunumlar gibi dijital veri dosyalarıdır.
Pazarlama ekibiniz şirketiniz ile ilgili müşterinize bir sunum yapmak istiyor ama görsel ve yazı ile çok etkili olamayacağını bunun için bir video ile anlatmayı tercih ediyor. Bir pazarlama ekibi tam kapsamlı video prodüksiyonlarını kullanırken, başka bir pazarlama ekibi müşterilerin telefonlarından izleyebilmeleri için basit videoları tercih edebilir. Her iki durumda da videoda markalı varlıklar olmasını istersiniz. Bu, logolar, bağlantılar, bilgi grafikleri ve daha fazlası anlamına gelir. Bunlar ister online ister kapalı devrede ulaşılabilir olması işlerini çok kolaylaştırır.
Ekibinizin her üyesine güveniyor olabilirsiniz, ancak temel düzeyde dikkatli olmak asla zarar vermez. İç tehditlere karşı korunmak için iyi bir DAM sistemi (Digital Asset Management), kimin hangi varlıklara/dosyaya erişim iznine sahip olması gerektiğini veya yetkilendirme yaparak verilerin silinmesini korumuş olursunuz.
